Hvordan svare telefonen på en profesjonell måte

Å ha ferdigheter i en telefonsekspert kan hjelpe deg med å lykkes i næringslivet, uansett om du representerer en liten bedrift, gi informasjon til en finansinstitusjon eller fungere som den første kommunikasjonslinjen for et stort selskap. En profesjonell måte å svare på telefonen i en bedriftskommunikasjon holder alt klart mellom begge parter. "Kommunikasjon tydelig og effektivt lytter er hjørnesteinene til lojale forhold." Når folk ikke ser personen i den andre enden av telefonen, kan en trygg, kunnskapsrik holdning gi dem beskjed om at de har en profesjonell handel. .

Fremgangsmåte for å følge:

1

Ta deg tid til å hente mottakeren av et innkommende anrop. Rushing for å svare på telefonen når du ikke er klar, forteller personen i den andre enden at du ikke er klar til å ta samtalen. La telefonen ringe en eller to ganger før du plukker den opp og ta et dypt pust for å forberede samtalen.

2

Oppgi organisasjonen du representerer og ditt navn. Dette øyeblikket er viktig siden det overfører den mest grunnleggende informasjonen til den andre parten og eliminerer tvil om det er riktig nummer.

3

Lytt nøye til den som ringer. Vent til du er ferdig med å snakke for å svare og sørg for at du forstår dine spørsmål før du svarer. Forklar detaljer i samtalepartnerens spørsmål hvis du ikke er sikker.

4

Snakk sakte når du svarer på den som ringer. Vær trygg på svarene dine. Velg ditt språk nøye, siden jargong eller ubesluttsom ord kan føre den som ringer til å tvile på deres erfaring. Spør den som ringer om du forstår informasjonen du oppgir.

5

Be om tillatelse før du ringer på vent. Takk til den som ringer for tålmodigheten din og fortell ham hvor lenge han må vente. Be om godkjenning for viderekobling av meldinger eller søk etter en forespørsel, da dette vil gi den som ringer muligheten til å vente på nettet eller ikke.

6

Kontroller at kunden forsto informasjonen du oppgav. Gå gjennom viktige datoer og tider. Spør kunden om de kan være mer hjelpefull, før samtalen avsluttes. Takk til den som ringer ved avslutningen av samtalen.

tips